Les systèmes d’appel infirmier ne sont plus ce qu’ils étaient, mais dans le bon sens. Comparer la plus récente génération de la technologie d’appel infirmier à un système traditionnel, c’est comme comparer votre téléphone intelligent à un téléphone à cadran à l’ancienne. Ce sont deux variantes sur le même thème, mais la nouvelle technologie est à des années-lumière en termes de performances et de capacités. Bien sûr, elle est aussi plus complexe. En raison de cette complexité supplémentaire, vous devrez faire plus d’efforts pour choisir le meilleur système d’appel infirmier pour votre résidence pour personnes âgées.

Que vous souhaitiez mettre à niveau ou remplacer un système existant, ou en installer un à partir de rien dans un nouveau bâtiment, vous êtes au bon endroit. Ce guide vous expliquera pas à pas le processus de sélection, afin que vous puissiez bien comprendre ce que cela implique. Il y a cependant beaucoup de choses à assimiler. Vous pouvez utiliser les renseignements et les stratégies présentées ici comme une liste de contrôle à consulter périodiquement lors du choix d’un système d’appel infirmier. À tout le moins, nous espérons que ce guide constituera un point de départ solide pour vos recherches.

Passons maintenant au processus de sélection...

En fait, quel est le meilleur système d’appel infirmier? Est-ce le plus cher? Est-ce celui qui est le plus équipé? Le meilleur système est celui qui est abordable, fiable et qui répond le mieux aux exigences des parties prenantes de votre résidence pour personnes âgées. Pour recueillir ces exigences, vous devrez obtenir l’avis des administrateurs, des responsables de soins, du personnel infirmier, des préposés aux services de soutien à la personne, d’autres soignants, des résidents et de leurs familles, des gestionnaires d’immeubles, des professionnels des TI, des professionnels de la sécurité et de toute autre personne intéressée par le nouveau système d’appel infirmier.
 

Besoins des résidents

Vous devriez prendre le temps d’évaluer les besoins des résidents de votre résidence pour personnes âgées.

• Quelques points à considérer :

  • Nombre actuel de résidents. Croissance ou réduction prévue.
  • Âge, niveau d’indépendance et niveau de soins (p. ex. : vie autonome, résidence-services, soins de longue durée, soins de la mémoire).
  • Services offerts (p. ex. : repas, ménage, bain, activités, physiothérapie).
  • Niveau croissant de familiarité/aisance des personnes âgées avec la technologie numérique.

Une fois terminée l’évaluation des besoins, réfléchissez aux fonctionnalités du système qui seront nécessaires à votre équipe soignante pour répondre aux besoins et aux attentes de vos résidents dans les années à venir.

Situation du personnel

Préparez un profil de votre personnel. Examinez leurs qualifications, leur expérience et leur efficacité, ainsi que le taux de rotation annuel. Votre équipe soignante est-elle suffisamment nombreuse pour gérer la charge de travail ou l’établissement manque-t-il chroniquement de personnel? Si vous avez des problèmes de personnel, vous attendez-vous à ce qu’ils s’améliorent, restent inchangés ou s’aggravent? Utilisez l’évaluation de votre personnel pour vous aider à définir les exigences du nouveau système d’appel infirmier.

Types d’exigences, avec exemples

Les exigences que vous et vos parties prenantes formulerez appartiennent généralement à l’une des catégories suivantes :

1. Capacités

   • Exemples :

     • Les membres du personnel peuvent établir une communication vocale bidirectionnelle à distance avec les résidents et leurs collègues.
     • Les résidents peuvent appeler à l’aide de n’importe où dans l’établissement et leur localisation sera communiquée à l’équipe soignante.
     • L’équipe soignante peut recevoir des alertes sur des ordinateurs et des appareils mobiles.
     • Le système d’appel infirmier enregistre automatiquement les données clés (p. ex. : journal d’alarme détaillé).
     • Le personnel peut utiliser le logiciel du système pour analyser ses temps de réponse et produire des rapports. Ils peuvent planifier la livraison automatique de statistiques importantes, peut-être sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

2. Rendement

   • Exemples :

     • Le système peut localiser la source de chaque alarme avec une précision au niveau de la chambre.
     • Les appareils de détection de chute enregistrent très peu de fausses alarmes.

3. Technique

   • Exemples :

     • Le système d’appel infirmier doit pouvoir s’intégrer à l’infrastructure téléphonique existante.
     • Le système d’appel infirmier doit pouvoir fonctionner de manière transparente en cas de panne de courant ou de perte du service Internet.

4. Sécurité et confidentialité

   • Exemples :

     • Le système et les réseaux doivent rester conformes à nos normes d’entreprise pour assurer que les renseignements sensibles restent privés et sécurisés.
     • Les données des résidents doivent rester sur place et ne pas entrer dans le nuage.

5. Expérience de l’utilisateur

   • Exemples :

     • Il doit être très facile pour les résidents de demander de l’aide.
     • Le système d’appel infirmier doit présenter des caractéristiques qui réduisent la désensibilisation aux alarmes pour les membres du personnel.

6. Autres

   • Exigences en matière d’assurance?
   • Exigences réglementaires?

Bien entendu, ces catégories ne sont pas immuables. Vous pouvez choisir d’organiser différemment votre liste d’exigences, peut-être en la triant par groupe de parties prenantes. Quel que soit l’ordre de la liste, vous devez vous efforcer de marquer chaque exigence comme étant prioritaire, moyenne ou faible.
 

Pour choisir le meilleur système d’appel infirmier pour votre résidence pour personnes âgées, vous devez évaluer votre infrastructure informatique actuelle. Par exemple, quel est l’état du réseau Wi-Fi? Faut-il le mettre à niveau ou le remplacer avant d’acheter un système d’appel infirmier? Et le réseau local (LAN)? Le système téléphonique?

Vous pouvez réduire le coût d’un nouveau système d’appel infirmier en réutilisant les actifs existants. Par exemple, vous constaterez peut-être que vos cordons de tirage, boutons, câblages et autres composants actuels sont compatibles avec les systèmes plus récents. L’équipement qui a moins de cinq ans est plus susceptible d’être réutilisable.

Enfin, énumérez tous les autres systèmes qui, selon vous, devraient être intégrés au nouveau système d’appel infirmier. Les exemples les plus courants sont les systèmes d’accès aux portes, les caméras de sécurité, les systèmes téléphoniques sur site ou hébergés et les dispositifs de détection tels que les panneaux d’incendie, les détecteurs de fumée et les capteurs d’eau.
 

Quel est votre budget pour cet investissement en capital à long terme?

• Voici quelques coûts dont il faut tenir compte :
  • Composants et caractéristiques du système.
  • Planification.
  • Déploiement, y compris l’installation et l’intégration du système.
  • Formation.
  • Soutien.
  • Maintenance, y compris les visites de service, les tests périodiques et les frais logiciels continus.
  • Remplacement des pièces d’usure telles que les pendentifs.
  • Coûts de fonctionnement tels que les piles ou batteries des appareils mobiles, l’électricité, les frais de l’infonuagique (s’ils sont distincts des logiciels).

Lorsque vous calculez les coûts, n’oubliez pas de prendre en compte les économies ou les gains d’efficacité qui pourraient résulter de l’exploitation du nouveau système d’appel infirmier.
 

À quoi ressemble la réussite? C’est à vous d’en décider en définissant un ensemble d’objectifs à atteindre avec un système moderne d’appel infirmier.

• Vos objectifs peuvent inclure :
  • Réduction de x % du délai de réponse moyen.
  • Réduction de y % des appels au 911 depuis l’établissement, peut-être pour avoir droit à une subvention gouvernementale.
  • Réduction de z % du nombre de visites multiples.
  • Réduction de la désensibilisation aux alarmes.
  • Offre de soins plus personnalisés.

Vous devez travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes pour identifier chaque domaine clé dans lequel votre organisme doit s’améliorer.
 

Pour prendre une décision éclairée, il est conseillé de mener une enquête sur les systèmes offerts afin de connaître leurs capacités et d’acquérir une compréhension de base de la technologie sous-jacente. Les sites Web des fournisseurs, les études de cas, les documents techniques, les blogues, les brochures et les webinaires constituent d’excellentes sources d’information. Vous devriez également consulter les articles et les revues en ligne dans les publications spécialisées. Si vous pouvez assister à des salons professionnels sur les soins de santé ou les résidences pour personnes âgées, vous pourrez parler directement aux fournisseurs et obtenir des réponses à vos questions. Les démonstrations de produits peuvent être très utiles pour mettre en évidence toutes vos recherches.

Vous pouvez également trouver de l’aide plus près de chez vous. Interrogez les parties prenantes sur leur expérience avec d’autres systèmes d’appel infirmier. Y en a-t-il qu’ils recommandent fortement? Y en a-t-il qu’ils recommandent d’éviter? Si vous avez la possibilité d’organiser des visites dans d’autres résidences pour personnes âgées, vous devriez le faire. Les visites sur place sont un excellent moyen de voir les systèmes d’appel infirmier fonctionner dans le monde réel. Même si vous ne pourrez pas vous rendre chez vos concurrents locaux, vous pouvez probablement vous renseigner sur les systèmes qu’ils utilisent et sur leur efficacité.

Au fur et à mesure que vous découvrirez la plus récente technologie d’appel infirmier, assurez-vous d’identifier les fonctionnalités utiles que vous n’aviez pas prévues lors de l’évaluation initiale des besoins. Prenez également notes des systèmes d’appel infirmier compatibles avec votre infrastructure existante; une intégration étroite produit des flux de travail efficaces et peut également permettre de réaliser des économies.
 

Sur la base de vos recherches, préparez une liste des fonctions d’appel infirmier offertes et demandez aux parties prenantes d’en évaluer l’importance. Vous pouvez utiliser ces renseignements et votre évaluation initiale des besoins pour établir une liste restreinte des meilleurs systèmes. Ce sont ceux qui ont les capacités les plus pertinentes et le moins de fonctions inutiles.

Ensuite, demandez des devis aux fournisseurs figurant sur votre liste restreinte. Vous pouvez concevoir un système de notation pour comparer ces offres.

Facteurs à prendre en compte lors de l’évaluation des systèmes d’appel infirmier et des fournisseurs :

• Produits

  • Performance – Précision de la technologie de localisation et de détection des chutes.
  • Durabilité – Durée de vie prévue de chaque composant.
  • Fiabilité – Taux de défaillance des produits, stabilité des logiciels, problèmes de connectivité réseau.
  • Flexibilité – Nombre de dispositifs générateurs d’alarmes, de dispositifs alertés et de formats d’alerte. Le système peut-il fonctionner de la même manière que vous?
  • Convivialité (expérience utilisateur) et esthétique du design.
  • Évolutivité – Y a-t-il des limites à prendre en compte?
  • Interopérabilité – Prise en compte des systèmes existants et d’autres qui pourraient être intégrés ultérieurement. Facilité d’intégration.
  • Adaptabilité – Capacité d’évolution du système.
  • Facilité de déploiement – Câblage, étalonnage du système, caractère intrusif pour le personnel et les résidents. 
  • Système fermé ou ouvert? Êtes-vous obligé d’utiliser l’équipement d’un seul fournisseur?
  • Logiciel infonuagique ou sur site?
  • Disponibilité – Problèmes de chaîne d’approvisionnement? Délai de mise en œuvre?

• Services

  • Garantie – Durée et couverture.
  • Formation – Durée de la formation?
  • Assistance – Divers niveaux d’assistance offerts?
  • Maintenance – Normes de service?

• Fournisseur

  • Réputation, antécédents et crédibilité de la marque.
  • Exhaustivité et faisabilité du devis.

• Rentabilité globale

  • Faites la distinction entre prix et valeur. Le prix est évidemment important mais, pour un meilleur rendement du capital investi, il faut toujours comparer la valeur. Dans la mesure du possible, essayez de réduire les coûts en refusant les options et les compléments inutiles.

Après avoir sélectionné le meilleur système d’appel infirmier pour votre résidence pour personnes âgées, travaillez avec le fournisseur pour planifier le projet, établir un calendrier de mise en œuvre, planifier l’installation et organiser la formation. En prêtant une attention particulière aux détails, vous pouvez vous assurer que le déploiement du système se fera sans problème, sans trop gêner le personnel et les résidents. Une fois que le système d’appel infirmier est opérationnel, commencez à suivre les indicateurs de rendement clés (IRC) associés à vos objectifs d’amélioration. Les données précieuses que vous recueillerez avec le nouveau système vous aideront à prendre de meilleures décisions, en toute connaissance de cause, sur tous les sujets, des soins aux résidents à l’affectation du personnel.