Vous désirez passer au numérique? Assurez-vous d’être sur la bonne voie

Vous désirez passer au numérique? Assurez-vous d’être sur la bonne voie

Le succès d'un flux de travail sans papier repose sur deux éléments essentiels : une excellente numérisation et un logiciel de gestion de document encore plus efficace. Les numérisations très claires et l'extraction de données la plus précise au monde ne valent pas grand-chose si les fichiers sont difficiles à trouver et si les données ne peuvent pas être importées facilement dans d’autres applications ou bases de données.

Voici cinq questions clés à poser avant d'investir dans une solution de numérisation et de gestion de document.


1. Est-ce que l'accès est contrôlé?

Assurez-vous que le système protège l'information et les fichiers confidentiels dès la numérisation. Au minimum, cela exige du logiciel des rôles multiples et des couches de permission pour chaque utilisateur enregistré, en plus des technologies robustes de chiffrement pour protéger les données contre un accès non autorisé. Le meilleur logiciel sait reconnaître le type de document (une facture, par exemple), extraire et transférer les données dans votre logiciel comptable, puis sauvegarder le fichier numérisé dans un dossier protégé accessible uniquement au personnel comptable.


2. Peut-elle assigner des tâches?

La plupart des numériseurs font partie du flux de travail des plus grandes entreprises. Les relevés de dépenses doivent être revus, vérifiés et (parfois) audités. Les meilleurs systèmes de gestion de document permettent de créer des flux de travail qui attribuent automatiquement les tâches dès qu'un fichier est numérisé.

Par exemple, vous pourriez créer un flux de travail des relevés de dépenses qui achemine chaque relevé numérisé à la comptabilité pour révision, puis à la direction pour approbation. Chaque employé recevrait un avis de tâche par courriel ou par texto pour indiquer le travail à compléter. La direction constate sur un tableau de bord l'aperçu de la performance incluant le temps passé sur les documents, les documents marqués pour révision et le nombre de réclamations de dépenses de frais refusées.


3. Est-ce qu'elle saisit des métadonnées précises?

Les métadonnées – toute l'information extraite d'un fichier qui permet rapidement de le retrouver et l'utiliser – sont essentielles à la performance à long terme de vos archives numériques. Imaginez-vous en train de chercher toutes les numérisations de factures originales du client X et que tout ce que contiennent les métadonnées archivées est la date et le numéro de la facture.

Avec la bonne combinaison de numériseur-logiciel, vous pouvez saisir automatiquement la masse de métadonnées nécessaires (types de document, noms des clients, codes postaux et descriptions des services). Les données des factures et des relevés de dépenses sont automatiquement chargées dans votre logiciel comptable, tandis que les originaux sont archivés avec toutes les métadonnées utiles pour la recherche par mots clés, la récupération et le stockage à long terme efficace.


4. Est-ce qu'elle concorde avec vos processus et logiciel existants?

L'intégration est la plus importante variable de toute solution de gestion de document. Tout bris dans la chaîne, depuis la numérisation jusqu'à l'acheminement à la destination finale, réduit l'utilité du système entier. À quoi sert de numériser un document si quelqu'un de l'équipe Web doit copier-coller l'information dans QuickBooks® ou sur votre site Web?

L'automatisation est une nécessité. Assurez-vous que toute solution examinée réduit le plus possible la charge de travail à chaque étape de votre flux de travail.


5. Avez-vous le bon numériseur?

Les numériseurs offrent une gamme étendue de capacités, depuis les numériseurs de bureau et les copieurs-numériseurs-télécopieurs multifonctions, jusqu'aux numériseurs de production conçus pour un usage continu. Assurez-vous de bien évaluer vos besoins en numérisation, actuels et futurs, avant de procéder à un achat.

Un appareil multifonction peut être attrayant au début, mais si vous devez passer des mois à numériser une archive papier, le débit plus élevé d'un numériseur de production spécialisé pourrait doubler la vitesse de numérisation. Les numériseurs avec traitement d'image matériel peuvent accélérer énormément la reconnaissance de caractères et la numérisation. Ils peuvent en outre « renumériser » des fichiers depuis la mémoire afin que vous puissiez modifier la qualité de numérisation et l'ordre des pages sans avoir à toucher au papier original.

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