Des options sans papier pour la main-d’œuvre à distance

Assurez le bon fonctionnement de vos processus d'entreprise

Les numériseurs réseau constituent une solution rentable, efficace et facile à mettre en œuvre pour les employés qui ont besoin de partager des fichiers tout en travaillant à distance.

 

Comment les numériseurs peuvent aider lorsque le bureau ferme, mais que l’entreprise reste ouverte

Il n’y a pas si longtemps, vous auriez pu être déconcerté si une entreprise avait annoncé qu’elle fermait ses bureaux tout en restant ouverte. Mais maintenant, c’est la norme, du moins temporairement. Poussées par la nécessité de maintenir une distance sociale, les entreprises se retrouvent soudainement en terrain inconnu. Bien que le télétravail soit une caractéristique de la vie de bureau moderne communément acceptée, le fait que tout le monde travaille à domicile tous les jours est une expérience de niveau supérieur à laquelle peu d’entreprises étaient préparées.

Le bon côté des choses est que l’employé de bureau moyen dispose déjà des outils de base pour travailler à la maison, à savoir un téléphone, un ordinateur, une connexion Internet et un endroit confortable pour s’asseoir. Pour de nombreuses entreprises, cela suffit pour continuer à avancer jusqu’à l’inévitable retour à la normale.

Toutefois, les entreprises qui dépendent de documents papier entrants tels que les formulaires, les contrats et les factures peuvent avoir besoin d’une aide supplémentaire pour s’adapter à la situation actuelle. Pour les deux scénarios qui viennent immédiatement à l’esprit, il existe des solutions de numérisation faciles à mettre en œuvre qui permettent de rétablir le bon fonctionnement des processus de gestion des documents.

Scénario 1 : les documents numérisés sont expédiés aux travailleurs à distance

Si votre bureau reçoit un volume important de documents papier contenant des informations auxquelles les travailleurs à distance doivent accéder, un numériseur réseau peut être le meilleur moyen de les tenir informés. Grâce à un numériseur réseau, un employé au bureau peut efficacement numériser des documents et les modifier sur une plateforme de gestion de documents, les enregistrer dans un dossier en réseau, les envoyer dans le nuage ou les expédier par courriel.

Scenario 2 : les travailleurs à distance numérisent et partagent des documents

Si vos employés sur le terrain acceptent régulièrement des documents papier directement des clients, ils peuvent maintenant se retrouver dans une impasse parce qu’ils ne peuvent plus revenir au bureau et numériser ces documents dans le système afin que d’autres services puissent prendre des mesures supplémentaires.

Si les documents entrants sont urgents et s’ils doivent être traités immédiatement, la solution évidente est d’envoyer un numériseur réseau adapté à chaque travailleur à distance. Selon Gerson Vijayan, directeur des comptes nationaux pour les numériseurs chez Panasonic Canada, les travailleurs n’ont qu’à déballer leur numériseur et le relier à Internet; le personnel des TI de votre entreprise peut s’occuper de l’installation en quelques minutes.

« Le personnel des TI peut se connecter à distance et configurer chaque numériseur avec les profils et les destinations applicables. Ce genre de déploiement est donc rapide comme l’éclair, explique M. Vijayan. L’entretien de tous nos numériseurs réseau peut se faire à distance, incluant le dépannage, les mises à jour de micrologiciels, la configuration, etc. Cela permet de gagner du temps et de réaliser d’énormes économies ».

Une fois les numériseurs configurés, les travailleurs à distance peuvent utiliser des préréglages en un clic pour numériser et envoyer des documents directement à des contacts de messagerie électronique et à des sites de stockage dans le nuage. Pour examiner les documents numérisés avant de les envoyer, il leur suffit de connecter le numériseur à un PC ou d’utiliser l’application de saisie d’image Image Capture Mobile de Panasonic sur leur appareil mobile.

« Si votre organisation doit garder ses employés en télétravail à la maison, et s’ils doivent numériser des documents, alors nous avons une solution qui peut vous aider. Nos solutions sont faciles à déployer et leur mise en œuvre hautement sécurisée peut être très rapide. »