Découvrir les coûts cachés du papier

Découvrir les coûts cachés du papier

La plupart des organismes connaissent le coût d'impression et de photocopie à la feuille près. Mais le coût du rangement du papier est une habitude beaucoup plus chère – coût qui peut être invisible si vous ne savez pas où chercher.

Voici les quatre importants coûts que votre entreprise assume chaque jour si vous vous fiez encore au papier comme principal moyen de stockage de l'information.


1. Le prix des données piégées

Toute information sur papier est inutile tant qu'elle n'est pas convertie en données numériques. Vous pourriez payer quelqu'un pour retaper l'information ou investir dans une solution de gestion de document. Aujourd'hui, grâce au logiciel de reconnaissance de caractères et d'extraction de données, l'information bloquée sur les factures, notes de frais et tout document papier peut aller directement dans votre flux de travail d'entreprise. Même les petites entreprises qui utilisent uniquement Quicken® ou Microsoft Excel peuvent transformer le papier en un flux de travail numérique automatisé.

 


2. La recherche n'est pas gratuite

La récupération d'un document dans les archives sur place peut ajouter des heures à une demande de document. Dans les plus grandes entreprises qui stockent les archives hors site, cela peut prendre des jours. Lorsque vous passez des archives sur papier aux archives numériques, vous pouvez chercher et récupérer des documents en quelques secondes, où qu'ils soient et quel que soit leur âge.

* Selon www.mkbergman.com/82/untapped-assets-the-3-trillion-value-of-us-enterprise-documents; source originale : Inc. 

7,5 % des documents se perdent | Les retrouver coûte 120 $

3. Combien payez-vous pour votre espace de bureau?

Un classeur de format lettre simple occupe environ trois pieds carrés. Multipliez cela par sept années d'archives sur papier et vous constaterez que le passage au numérique vous donnera assez d'espace pour plusieurs employés. Si vous payez mensuellement pour du stockage hors site – seulement pour des boîtes de rangement –, vous pourriez éliminer ce montant mensuel fixe de vos coûts indirects.


4. Quel serait le coût pour tout remplacer?

À la suite des ouragans Katrina et Sandy, des pertes comme les documents publics des gouvernements, des églises et des entreprises ont été souvent oubliées. D'innombrables documents – certificats de naissance et de mariage, titres de propriété et contrats liant les parties – furent perdus à jamais. Même si votre organisme prévoit conserver les archives papier, leur numérisation et leur stockage en des multiples endroits redondants vous offrent l'ultime mode de récupération après désastre.

** Source : étude de Coopers & Lybrand

Il coûte 120 $ en travail pour recréer un document perdu (s'il peut être recréé)

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